Chiamali guest book, house book, folder o come più preferisci: sono uno strumento fondamentale per chi oggi affitta case vacanze, gestisce bed & breakfast o altri tipi di alloggi turistici. Peccato siano anche sottovalutati da tanti host. Perché?
Una brevissima cronistoria
Intanto, va fatto un piccolo passaggio all’indietro: che cosa sono? Le brochure informative con le regole dell’alloggio o della stanza dove si soggiorna sono apparsi in Italia circa all’inizio dello scorso decennio, adattando a un contesto più informale quelle che erano le informazioni trovate di consueto nelle camere d’albergo.
Proprio come queste, inizialmente riportavano pochi dati utili: orari del check out, numeri di contatto in caso di emergenza, la password del Wi-Fi.
Un modello di attenzione
Questo perché allora gli host incontravano esclusivamente di persona i propri ospiti, e in quella circostanza si dilungavano a indicare ristoranti preferiti, dove fare shopping, l’ubicazione del più vicino pronto soccorso e tutte quelle altre informazioni che si trovano abitualmente in un book e possono essere utili a chi arriva in una città o località che non conosce e servono per orientarsi.
L’esplosione del fenomeno dei self check-in, insieme al progressivo aumento dei visitatori in arrivo in orari poco “sociali”, magari in tarda nottata, hanno fatto nascere la necessità di lasciare queste informazioni in un formato fisico e facilmente accessibile. Infatti non tutti portano con sé computer e dispositivi USB, oppure non è possibile dare per scontato l’utilizzo di tablet o smartphone di uno specifico sistema operativo. Un pieghevole, un faldone o un libretto autoprodotto hanno ovviato al problema.
Il costo di un house book
C’è chi si starà chiedendo che tipo di costo affrontare per dotarsi di un simile strumento. In realtà si tratta di pochi euro, quelli per fotocopie e acquisto di un portadocumenti, nel caso di un modello veramente base.
Naturalmente l’ammontare sale se si intende avvalersi di una tipografia, se si vuole curare l’aspetto grafico con l’aiuto di un professionista o magari inserire delle traduzioni multilingua dedicate alla nazionalità dei viaggiatori che più frequentemente sono di passaggio nella tua proprietà.
Ogni host ha esigenze e inclinazioni proprie, e quindi alcuni potrebbero volersi avvalere della collaborazione di altre figure professionali, altri invece fare tutto da sé, comprese le segnalazioni di esercizi commerciali “amici”.
Nota a margine: un guest book è perfetto per massimizzare accordi di partnership che possono far bene al tuo alloggio ma anche a eventuali altre attività che potresti avere, o che potresti voler promuovere presso dei turisti: negozi di souvenir, di antiquariato, ristoranti, bar, guide… In questo periodo complesso, anche questi sono spunti utili per muovere l’economia attorno a te.
Continua a leggere per sapere come farti aiutare a compilare una brochure sulla tua attività!
Le brochure e il Covid-19: se il guest book diventa virtuale
A proposito di attualità: una delle preoccupazioni di chi si riaffaccia sull’universo hospitality a valle dell’emergenza Coronavirus è quella di azzerare la possibilità di contagi nella propria struttura.
Altrove abbiamo parlato della fondamentale importanza della sanificazione (qui, oppure qui), ma anche optare per un house book virtuale è un modo per aiutare i futuri clienti a sentirsi più sicuri.
Qui è possibile scaricare un esempio di book redatto dai tipi di From Home to Rome, una delle principali agenzie di gestione case vacanze su Roma, in largo anticipo sui tempi (i primi PDF sono stati resi disponibili online già nel 2016): si tratta di una raccolta di regole che riguardano la casa scelta, insieme a consigli per la permanenza nella Capitale.
Questi comprendono, oltre a ristoranti e gelaterie, anche (fra gli altri) ubicazioni di copisterie, lavanderie automatiche, medici anglofoni o indicazioni per il turismo gay-friendly o su app utili da scaricare sul proprio telefonino. Queste indicazioni sono frutto di un lavoro durato anni, nato anche come reazione alle richieste degli stessi clienti durante i loro soggiorni. Si può scegliere di stampare il file oppure di rendere disponibile in versione digitale.
Un’idea in più per chi non ha ancora un folder di questo tipo ma sta considerando di crearne uno: l’invio di un file PDF con queste caratteristiche a un turista che deve ancora arrivare può diventare un gesto assai gradito.
Spedire un documento del genere insieme alla conferma di prenotazione può aiutare a stabilire da subito un rapporto privilegiato col cliente, aiutandolo a definire le priorità per la propria vacanza futura e facendolo sentire oggetto di un trattamento speciale (in questo post abbiamo parlato dell’utilità di promuovere così il turismo di prossimità in relazione alla tua struttura).
I servizi online per chi vuole creare un book
Se l’idea di un book, dopo questo lungo excursus, ti sembra bella ma faticosa, non farti spaventare dal carico di lavoro che ti aspetterebbe. Se realtà come From Home to Rome hanno fatto tutto da sé, esistono diversi servizi online che ti aiutano nella compilazione di questi documenti.
Hostfully è un produttore di software specifico per il property management, ma fra i suoi servizi c’è anche la possibilità di creare un folder (che qui chiamano guide book) con tutte le informazioni alle quali vorrai dare attenzione.
Touchstay è una guida alla tua struttura non solo completamente online ma anche mobile: funziona tramite app.
Edgar: nato dalle startup tutte italiane Guide Me Right e 1000 Italy, propone agli host diversi servizi, dalle integrazioni con le principali OTA e PMS alla gestione dei check-in. Specificamente per quanto riguarda le brochure, permette di offrire consigli su misura e mappe ai propri ospiti, coi quali si può anche chattare tramite la stessa app. Non a caso lo chiamano smart concierge.
YourWelcome mette a disposizione dei tablet da far trovare nell’alloggio ai tuoi guest: in questo modo si può gestire non solo la quantità di informazioni a loro utili durante il viaggio ma anche comunicare direttamente senza costi derivanti da telefonate internazionali.
Check out what we can do for you! Hello Here in a nutshell.
Pubblicato da HelloHere su Martedì 9 maggio 2017
Anche HelloHere dà alla propria idea di welcome book la forma di una app completamente personalizzabile. App che per di più è funzionante anche offline, e quindi utilizzabile dal cliente prima ancora di arrivare a destinazione dall’aeroporto!
